Bestellingen importeren
Importeer bestellingen in bulk via Excel of CSV. Ideaal voor het overzetten van tickets van externe bronnen of het registreren van offline verkochte tickets.
Overzicht
Met de importfunctie kun je bestellingen en tickets in bulk toevoegen. Dit is handig wanneer je:
- Overstapt van een ander ticketplatform
- Offline verkochte tickets wilt registreren
- Bulktickets moet aanmaken
- Data van externe registratiesystemen wilt overzetten
Ga naar Bestellingen > Importeren om het importoverzicht te bekijken.
De import wizard
De import wizard begeleidt je in 5 stappen door het importproces. Je kunt flexibel kolommen uit je bestand koppelen aan de juiste velden.
Stap 1: Evenement selecteren
Kies het evenement waarvoor je bestellingen wilt importeren.
Tickettypes vereist
Het evenement moet minimaal één tickettype hebben voordat je kunt importeren.
Stap 2: Bestand uploaden
Upload je Excel of CSV bestand. Na het uploaden zie je:
- Een overzicht van gevonden kolommen
- Een preview van de eerste 5 rijen
| Vereiste | Beschrijving |
|---|---|
| Formaat | Excel (.xlsx, .xls) of CSV (.csv) |
| Maximale grootte | 10 MB |
| Eerste rij | Moet kolomkoppen bevatten |
Voorbeeldbestand
Klik op Download Example om een voorbeeldbestand te downloaden met de basiskolommen.
Stap 3: Tickettype koppeling
Bepaal hoe tickettypes worden toegewezen aan geïmporteerde rijen.
Optie A: Tickettype uit bestand
Als je bestand een kolom heeft met tickettype-informatie (bijv. "Wave", "Ticket Type", "Kaartsoort"):
- Selecteer de kolom die de tickettype-informatie bevat
- Koppel elke unieke waarde aan een tickettype uit je evenement
| Waarde in bestand | Koppelen aan |
|---|---|
| Wave Hybrid Fit (14:00) | → Hybrid Fit Ticket |
| Wave Sprint (15:00) | → Sprint Ticket |
Optie B: Standaard tickettype
Als alle rijen hetzelfde tickettype moeten krijgen, selecteer dan geen kolom en kies een standaard tickettype.
Stap 4: Kolommen koppelen
Koppel de kolommen uit je bestand aan de juiste velden. De wizard detecteert automatisch veelvoorkomende kolomnamen.
Kernvelden
| Veld | Verplicht | Automatische detectie |
|---|---|---|
| Voornaam | Ja | firstname, first_name, voornaam, fname |
| Achternaam | Ja | lastname, last_name, achternaam, lname |
| E-mailadres | Ja | email, e-mail, emailadres, mail |
| Aantal | Nee | quantity, qty, aantal |
| Externe referentie | Nee | external_reference, reference, order_nr |
Standaardwaarden
Voor niet-gekoppelde velden kun je een standaardwaarde invoeren. Bijvoorbeeld: stel het aantal in op "1" als je bestand geen hoeveelheidskolom heeft.
Aangepaste velden
Als je evenement aangepaste formuliervelden heeft (booker- of ticketvelden), kun je deze ook koppelen aan kolommen uit je bestand.
Bookervelden: Velden die bij de besteller horen (bijv. telefoonnummer, bedrijfsnaam)
Ticketvelden: Velden die bij elk ticket horen (bijv. t-shirtmaat, dieetwensen)
Ticketvelden bij meerdere tickets
Als een rij meerdere tickets aanmaakt (aantal > 1), krijgen alle tickets dezelfde waarden voor de ticketvelden.
Stap 5: Bevestiging
Controleer je instellingen voordat je de import start:
- Geselecteerd evenement
- Bestandsnaam en aantal rijen
- Tickettype koppeling
- Kolomkoppeling met eventuele standaardwaarden
Klik op Start Import om de import te starten.
Flexibel bestandsformaat
In tegenstelling tot veel andere systemen hoef je bij Tixxy geen vaste kolomnamen te gebruiken. Je kunt elke kolomnaam gebruiken en deze koppelen in stap 4.
Voorbeeld: Nederlands bestand
| Voornaam | Achternaam | Aantal | |
|---|---|---|---|
| Jan | Jansen | jan@voorbeeld.nl | 2 |
| Marie | de Vries | marie@voorbeeld.nl | 1 |
Voorbeeld: Export van extern systeem
| Deelnemer Voornaam | Deelnemer Achternaam | Contact Email | Wave | Aantal Tickets |
|---|---|---|---|---|
| Jan | Jansen | jan@voorbeeld.nl | Wave A (09:00) | 2 |
| Marie | de Vries | marie@voorbeeld.nl | Wave B (10:00) | 1 |
Beide formaten werken: je koppelt simpelweg de juiste kolommen in de wizard.
Importoverzicht
Tabelkolommen
| Kolom | Beschrijving |
|---|---|
| Geïmporteerd | Datum en tijd van de import |
| Bestandsnaam | Naam van het geüploade bestand |
| Geïmporteerd door | Gebruiker die de import heeft uitgevoerd |
| Voortgang | Verwerkte/totale rijen en succespercentage |
| Status | Huidige status van de import |
| Acties | Beschikbare acties |
Importstatussen
| Status | Badge | Beschrijving |
|---|---|---|
| Pending | Grijs | Import is ontvangen en wacht op verwerking |
| Processing | Blauw | Import wordt momenteel verwerkt |
| Completed | Groen | Import is succesvol afgerond |
| Failed | Rood | Import is mislukt |
Gedeeltelijk succes
Een import kan de status "Completed" hebben terwijl sommige rijen zijn mislukt. Bekijk de fouten via het actiemenu.
Fouten bekijken
Als een import fouten bevat:
- Open het actiemenu van de import
- Klik op View Errors
Veelvoorkomende fouten:
| Fout | Oorzaak | Oplossing |
|---|---|---|
| First name is required | Lege voornaam | Vul de kolom in of stel een standaardwaarde in |
| Valid email is required | Ongeldig e-mailadres | Controleer het e-mailformaat |
| Could not determine ticket type | Onbekende tickettype waarde | Voeg een koppeling toe in stap 3 |
| Duplicate external reference | Referentie bestaat al | Verwijder duplicaten uit je bestand |
Tips voor succesvolle imports
Test met klein bestand
Test je import eerst met een bestand van 5-10 rijen om te controleren of alle koppelingen correct zijn.
Externe referenties
Gebruik externe referenties om bestellingen te koppelen aan je oorspronkelijke systeem. Dit helpt bij het traceren van de herkomst.
Grote bestanden
Voor bestanden met meer dan 5000 rijen kan de verwerking enkele minuten duren. De import draait op de achtergrond.
Veelgestelde vragen
Ja! In stap 3 kun je een kolom selecteren die de tickettype-informatie bevat en elke waarde koppelen aan het juiste tickettype.
Geen probleem. In stap 4 kun je elke kolom uit je bestand koppelen aan het juiste veld. Je hoeft geen standaard kolomnamen te gebruiken.
Ja, voor elk niet-gekoppeld veld kun je een standaardwaarde invoeren. Bijvoorbeeld: stel "Aantal" in op 1 als je bestand geen hoeveelheidskolom heeft.
Ja, als je evenement aangepaste velden heeft (booker- of ticketvelden), kun je deze ook koppelen aan kolommen uit je bestand.
Nee, Tixxy genereert nieuwe barcodes. Klanten moeten de nieuwe tickets gebruiken.
De import zelf kan worden verwijderd, maar reeds aangemaakte bestellingen blijven bestaan en moeten individueel worden verwijderd.
Maximaal 10 MB. Voor zeer grote imports, splits je bestand in kleinere delen.
Excel (.xlsx, .xls) en CSV (.csv) bestanden worden ondersteund. We raden Excel aan voor het gemak van bewerken.
Mislukte rijen worden overgeslagen en gelogd in de error log. Succesvolle rijen worden wel verwerkt.
Als een rij meerdere tickets aanmaakt (bijv. aantal = 3), krijgen alle 3 tickets dezelfde waarden voor de ticketvelden uit die rij.