Data export
Exporteer je data uit Tixxy naar CSV of Excel formaat voor analyse, rapportage en administratie.
Overzicht
Met de export functie kun je data downloaden van:
- Bestellingen
- Tickets
- Winkelwagentjes
- Gastenlijsten
Ga naar Tools > Exports om exports te maken en te beheren.
Export aanmaken
Stap 1: Open de export modal
- Ga naar Tools > Exports
- Klik op Create Export
Stap 2: Selecteer datatypes
Kies welke data je wilt exporteren:
| Datatype | Beschrijving |
|---|---|
| Orders | Alle bestellingen met klantgegevens en bedragen |
| Tickets | Individuele tickets met houdergegevens en check-in status |
| Products | Productbestellingen met variaties en aantallen |
| Guest Lists | Gastenlijsten met gasten |
| Direct Mail | Unieke e-mailadressen voor direct mail campagnes |
| Scan Results | Check-in resultaten. Bij Excel-export krijg je twee tabbladen: Gescand (shows) en Niet gescand (no-shows). Bij CSV staan beide in één bestand; sorteer op de kolom scanned_at om ze te scheiden. |
| Order Location | Bestellingen met locatiegegevens (stad, land) |
| Waitlist | Wachtlijst entries voor uitverkochte evenementen |
| Incomplete Personalisation | Bestellingen met tickets die nog niet volledig zijn gepersonaliseerd |
Meerdere datatypes
Je kunt meerdere datatypes tegelijk selecteren. Elk datatype wordt als apart tabblad of bestand geëxporteerd.
Stap 3: Filter optioneel
Evenementen selecteren
Selecteer specifieke evenementen of laat leeg voor alle evenementen van je organisatie.
Datumbereik instellen
Filter op aanmaakdatum:
| Veld | Beschrijving |
|---|---|
| Startdatum | Alleen data vanaf deze datum |
| Einddatum | Alleen data tot en met deze datum |
Status filters
Filter bestellingen en winkelwagentjes op status:
| Status | Beschrijving |
|---|---|
| Completed | Afgeronde/betaalde items |
| Pending | Items in afwachting van betaling |
| Cancelled | Geannuleerde items |
| Expired | Verlopen items |
Stap 4: Kies het formaat
| Formaat | Beschrijving | Beste voor |
|---|---|---|
| CSV | Comma-separated values | Import in andere systemen, databases |
| Excel | Microsoft Excel (.xlsx) | Directe analyse in spreadsheets |
Stap 5: Maak de export
Klik op Create Export. De export wordt op de achtergrond verwerkt.
Exports beheren
Overzicht
Het exports overzicht toont al je aangemaakte exports:
| Kolom | Beschrijving |
|---|---|
| Created | Datum en tijd van aanmaken |
| Data Types | Welke datatypes zijn geëxporteerd |
| Events | Geselecteerde evenementen of "All Events" |
| Format | CSV of XLSX |
| Records | Aantal geëxporteerde records |
| Status | Huidige status van de export |
Export statussen
| Status | Beschrijving |
|---|---|
| Pending | Export staat in de wachtrij |
| Processing | Export wordt verwerkt |
| Completed | Export is klaar om te downloaden |
| Failed | Export is mislukt |
Downloaden
Zodra een export de status Completed heeft:
- Klik op Download in de acties kolom
- Het bestand wordt direct gedownload
Zoeken en filteren
Gebruik de zoekbalk en statusfilter om exports te vinden:
| Filter | Opties |
|---|---|
| Zoeken | Zoek op formaat of status |
| Status | All Status, Pending, Processing, Completed, Failed |
Geëxporteerde gegevens
Bestellingen (Orders)
| Veld | Beschrijving |
|---|---|
| Bestelnummer | Unieke bestelreferentie |
| Datum | Datum en tijd van bestelling |
| Klant | Naam en e-mailadres |
| booker_infix | Tussenvoegsel van de koper (leeg als er geen is) |
| Tickets | Aantal en type tickets |
| Totaalbedrag | Totale orderwaarde |
| Betaalmethode | Gebruikte betaalmethode |
| Status | Betaalstatus |
Tickets
| Veld | Beschrijving |
|---|---|
| Ticketcode | Unieke ticketcode |
| Tickettype | Naam van het tickettype, of de productnaam bij een productticket |
| Prijs | Ticketprijs |
| Houder | Naam van tickethouder |
| holder_infix / booker_infix | Tussenvoegsel van de tickethouder en van de koper (leeg als er geen is) |
| E-mailadres | |
| Check-in status | Ingecheckt of niet |
| Check-in tijd | Tijdstip van check-in |
| Formuliervelden | Ingevulde extra velden |
Tickets en producttickets herkennen
Elke regel in de ticketexport is één scanbaar item. Dat kan een gewoon ticket zijn, maar ook een besteld product zoals een maaltijd of een parkeerkaart. Je ziet het verschil aan het voorvoegsel van de ticketcode:
| Voorvoegsel | Betekenis | Voorbeeld |
|---|---|---|
| TKT- | Een gewoon ticket, gekoppeld aan een tickettype | TKT-A4DXQPMB5J |
| PTK- | Een productticket, gekoppeld aan een product uit je winkel | PTK-BENVC86BKW |
Producttickets hebben geen tickettype: ze horen bij een product. In de kolom ticket_type staat daarom de productnaam. Heeft het product variaties, dan staat de gekozen variatie erachter tussen haakjes, bijvoorbeeld Pastaparty-maaltijd (Vegetarisch).
Producten uit je export filteren
Wil je alleen echte tickets tellen? Filter of sorteer op de kolom ticket_number en laat alle regels die met PTK- beginnen buiten beschouwing. Andersom krijg je met alleen de PTK- regels precies de verkochte producten per deelnemer.
Scan Resultaten (Scan Results)
Deze export geeft je inzicht in wie er wel én wie er niet is gescand op je evenement(en). Bij een Excel-export staan beide groepen op een eigen tabblad.
| Tabblad | Inhoud |
|---|---|
| Gescand | Tickets die zijn ingescand bij de ingang (shows) |
| Niet gescand | Geldige tickets die niet zijn gescand (no-shows) |
Per ticket worden de volgende velden geëxporteerd:
| Veld | Beschrijving |
|---|---|
| ticket_number | Unieke ticketcode |
| event | Naam van het evenement |
| ticket_type | Tickettype |
| selected_days | Geselecteerde evenementdagen |
| scanned_day | Dag waarop het ticket is gescand (leeg bij no-shows) |
| booker_name | Naam van de koper |
| booker_email | E-mailadres van de koper |
| scanned_at | Tijdstip van scan (leeg bij no-shows) |
| scanned_by | Wie de scan heeft uitgevoerd (leeg bij no-shows) |
Tip: no-shows opvolgen
Gebruik het tabblad Niet gescand om bezoekers te benaderen die niet zijn komen opdagen, bijvoorbeeld voor een korte enquête of een korting op een volgend evenement.
Welke tickets worden meegenomen?
Alleen geldige, uitgegeven tickets tellen mee. Terugbetaalde tickets en producttickets blijven buiten beschouwing, omdat die de no-show telling zouden vertekenen.
Winkelwagentjes (Carts)
| Veld | Beschrijving |
|---|---|
| Cart ID | Unieke identificatie |
| Aangemaakt | Datum en tijd |
| Status | Actief, verlopen, omgezet |
| Inhoud | Tickets in winkelwagen |
| Waarde | Totale waarde |
Gastenlijsten (Guest Lists)
| Veld | Beschrijving |
|---|---|
| Gastenlijst | Naam van de lijst |
| Gast | Naam van de gast |
| Check-in status | Ingecheckt of niet |
Incomplete Personalisation
Deze export toont bestellingen waarbij tickets nog niet volledig zijn gepersonaliseerd. Handig om kopers te herinneren hun ticketgegevens in te vullen.
| Veld | Beschrijving |
|---|---|
| Bestelnummer | Unieke bestelreferentie |
| Evenement | Naam van het evenement |
| Koper naam | Volledige naam van de koper |
| Koper e-mail | E-mailadres van de koper |
| Totaal tickets | Totaal aantal tickets in de bestelling |
| Compleet | Aantal tickets met ingevulde personalisatie |
| Incompleet | Aantal tickets zonder volledige personalisatie |
| Voltooiingspercentage | Percentage van tickets dat is gepersonaliseerd |
| Aangemaakt | Datum en tijd van de bestelling |
Late personalisatie
Deze export is vooral nuttig wanneer je late personalisatie hebt ingeschakeld. Gebruik de export om kopers te contacteren die hun ticketgegevens nog niet hebben ingevuld.
Tips voor exports
CSV openen in Excel
Bij het openen van CSV bestanden in Excel:
- Open Excel
- Ga naar Data > From Text/CSV
- Selecteer het CSV bestand
- Kies UTF-8 als encoding
- Klik op Load
Speciale tekens
Open CSV bestanden niet direct door te dubbelklikken. Gebruik de import functie om speciale tekens correct weer te geven.
Grote exports
Voor grote datasets:
- Gebruik datumfilters om de periode te beperken
- Selecteer alleen de evenementen die je nodig hebt
- Filter op specifieke statussen indien relevant
Veelgestelde vragen
De verwerkingstijd hangt af van de hoeveelheid data. Kleine exports zijn binnen seconden klaar, grote exports kunnen enkele minuten duren.
Ja, voltooide exports blijven beschikbaar in het overzicht. Je kunt ze op elk moment opnieuw downloaden.
Ja, alle ingevulde formuliervelden worden meegeëxporteerd bij ticket exports. Elk veld krijgt een eigen kolom.
Die regels zijn producttickets: bestelde producten zoals een maaltijd of parkeerkaart, herkenbaar aan de ticketcode die met PTK- begint. Een product hoort niet bij een tickettype, dus vullen we die kolom met de productnaam en eventueel de gekozen variatie. Regels die met TKT- beginnen zijn gewone tickets met een echt tickettype.
Ja, selecteer meerdere evenementen in het evenementenfilter of laat het leeg om alle evenementen te exporteren.
Alleen organisatieleden met de juiste rechten kunnen data exporteren.