Gastenlijsten
Maak gastuitnodigingen aan om tickets en producten direct naar speciale gasten te sturen, zoals VIP's, pers en partners.
Overzicht
Met gastuitnodigingen kun je tickets verstrekken aan speciale gasten zonder dat zij het reguliere bestelproces doorlopen. Elke uitnodiging is voor één persoon (de "booker") en kan meerdere tickets en optioneel producten bevatten.
Ga naar Bestellingen > Gastenlijsten om gastuitnodigingen te beheren.
Indicatiewaarde
De ticketwaarde van een gastuitnodiging wordt getoond ter indicatie en wordt niet in rekening gebracht. Je gast betaalt niets. Boven de vrije ruimte van je evenement gelden wel servicekosten — zie Kosten en vrije ruimte.
Kosten en vrije ruimte
Elk evenement heeft standaard 50 gratis gastenlijsttickets. Daarboven rekenen we per extra gastticket de normale Tixxy-servicekosten. Je gast merkt daar niets van: het ticket blijft voor hem gratis.
| Wat | Hoe het werkt |
|---|---|
| Vrije ruimte | 50 tickets per evenement |
| Boven de vrije ruimte | Normale servicekosten per ticket, incl. btw |
| Verrekening | Direct afgeschreven van je Tixxy-tegoed |
| Harde limiet | Nee — je kunt meer dan 50 gasttickets uitgeven |
De teller loopt per evenement en telt alle gastenlijsttickets van dat evenement mee, ook die uit eerdere uitnodigingen. Producten in een uitnodiging tellen niet mee.
Afwijkende afspraken
Heb je een afspraak met Tixxy over een hogere vrije ruimte of een onbeperkte gastenlijst, dan stellen wij dat in op je organisatie of op een specifiek evenement. De wizard toont dan jouw eigen aantal, of de melding Unlimited guestlist tickets included in your plan.
Meer over tarieven vind je op Kosten.
Uitnodiging aanmaken
De wizard starten
- Ga naar Bestellingen > Gastenlijsten
- Klik op Invite Guests
- Doorloop de 5 stappen van de wizard
Stap 1: Evenement selecteren
Kies het evenement waarvoor je de uitnodiging wilt maken.
| Actie | Beschrijving |
|---|---|
| Zoeken | Zoek op evenementnaam |
| Selecteren | Klik op het gewenste evenement |
Stap 2: Tickets selecteren
Kies welke tickettypes en aantallen de gast ontvangt.
- Gebruik de + en - knoppen om aantallen aan te passen
- Je moet minimaal één ticket selecteren
- Elke tickettype toont de prijs ter indicatie
Stap 3: Producten selecteren (optioneel)
Als het evenement producten heeft, kun je deze ook toevoegen aan de uitnodiging.
- Deze stap wordt overgeslagen als er geen producten zijn
- Producten met variaties tonen alle variaties apart
Stap 4: Bookergegevens
Vul de gegevens in van de persoon die de uitnodiging ontvangt.
| Veld | Verplicht | Beschrijving |
|---|---|---|
| Voornaam | Ja | Voornaam van de gast |
| Achternaam | Ja | Achternaam van de gast |
| Ja | E-mailadres voor ticketverzending | |
| Taal | Nee | Taal voor de uitnodigingsmail |
Stap 5: Bevestiging
Controleer de uitnodiging en kies of je direct een e-mail wilt versturen.
| Optie | Beschrijving |
|---|---|
| Send email to main booker | Vink aan om direct een e-mail te versturen |
De bevestigingsstap toont ook je stand van de vrije ruimte:
| Situatie | Wat je ziet |
|---|---|
| Binnen de vrije ruimte | Free guestlist tickets remaining met het aantal dat overblijft |
| Boven de vrije ruimte | Het blok Guestlist charges met het totaalbedrag, de verdeling gratis/betaald en het tarief per ticket |
| Onbeperkte gastenlijst | Unlimited guestlist tickets included in your plan |
Waardenotificatie
De getoonde ticketwaarde wordt niet in rekening gebracht; die is enkel ter indicatie. Het blok Guestlist charges is iets anders: dat bedrag wordt wél afgeschreven van je Tixxy-tegoed.
Zit je boven de vrije ruimte, dan moet je eerst I agree with the charges aanvinken. Klik daarna op Create Invite om de uitnodiging aan te maken.
Uitnodigingenoverzicht
Filteren en zoeken
| Filter | Beschrijving |
|---|---|
| Zoeken | Zoek op invite code, naam, e-mail of evenementnaam |
| Evenement | Filter op specifieke evenementen |
| Status | Filter op e-mailstatus |
| Datum | Filter op aanmaakdatum |
Tabelkolommen
| Kolom | Beschrijving |
|---|---|
| Invite Code | Unieke code van de uitnodiging (klikbaar) |
| Date Created | Datum van aanmaak |
| Event | Evenementnaam en datum |
| Main Booker | Naam en e-mailadres van de gast |
| Tickets | Aantal tickets (klikbaar om te bekijken) |
| Value | Totale waarde ter indicatie |
| Email Status | Status van de verzonden e-mail |
| Actions | Beschikbare acties |
E-mailstatussen
| Status | Badge | Beschrijving |
|---|---|---|
| Sent | Groen | E-mail is succesvol verzonden |
| Pending | Geel | E-mail staat gepland maar is nog niet verzonden |
| Not Scheduled | Grijs | Geen e-mail gepland voor deze uitnodiging |
Acties
Uitnodiging bekijken
Klik op de invite code of kies View Invite in het actiemenu om de details te bekijken.
De detailweergave toont:
- Invite informatie (code, datum, aanmaker, aantal tickets)
- Evenementdetails (naam, datum/tijd, locatie)
- Financieel overzicht (ter indicatie)
- Timeline van activiteiten
- Bookergegevens
- E-mail tracking status
Tickets bekijken
Klik op het aantal tickets of kies View Tickets om alle gegenereerde tickets te bekijken.
E-mail opnieuw versturen
In de detailweergave kun je de bevestigingsmail opnieuw versturen:
- Open de uitnodiging
- Klik op Resend Confirmation Email
Voorwaarden
De optie om e-mail te versturen is alleen beschikbaar als:
- E-mailverzending was ingeschakeld bij aanmaken
- Er bookergegevens zijn
- Er tickets in de uitnodiging zitten
Exporteren naar Excel
Je kunt de tickets van een gastuitnodiging exporteren naar een Excel-bestand:
- Open de detailweergave van de uitnodiging
- Klik op Export to Excel
Het Excel-bestand bevat de volgende informatie per ticket:
| Kolom | Beschrijving |
|---|---|
| Ticket Number | Uniek ticketnummer |
| Ticket Type | Type ticket |
| Booker Name | Naam van de booker |
| Booker Email | E-mailadres van de booker |
| Event | Evenementnaam |
| Event Date | Datum en tijd van het evenement |
| Status | Ticketstatus |
| Scanned | Of het ticket is gescand |
| Scanned At | Datum/tijd van scannen |
| Issued At | Datum/tijd van uitgifte |
Uitnodiging verwijderen
- Open het actiemenu van de uitnodiging
- Klik op Delete Invite
- Bevestig de verwijdering
Let op
Bij verwijdering worden ook alle bijbehorende tickets verwijderd. Reeds verzonden tickets worden ongeldig.
Veelgestelde vragen
Ja, gasttickets gebruiken dezelfde voorraad als reguliere tickets. Ze worden afgetrokken van de beschikbare capaciteit per tickettype.
Nee, elke uitnodiging moet individueel worden aangemaakt. Je kunt wel meerdere tickets per uitnodiging toevoegen voor één booker.
Nee, uitnodigingen kunnen niet worden bewerkt. Verwijder de uitnodiging en maak een nieuwe aan als je wijzigingen wilt doorvoeren.
De getoonde ticketwaarde niet: die is puur ter indicatie van de waarde van de verstrekte tickets en producten. Je gast betaalt nooit iets.
Wel gelden er servicekosten zodra je boven de vrije ruimte van 50 gastenlijsttickets per evenement komt. Die kosten zie je in de wizard onder Guestlist charges en worden afgeschreven van je Tixxy-tegoed.
Er is geen harde limiet. De eerste 50 gastenlijsttickets per evenement zijn gratis; daarboven betaal je per ticket de normale servicekosten. Het aanmaken van de uitnodiging blijft gewoon mogelijk.
Per evenement. Elk evenement start opnieuw met 50 gratis gastenlijsttickets. De teller telt alle gastenlijsttickets van dat evenement mee, verspreid over al je uitnodigingen.
Ja, de gast ontvangt een e-mail met een link naar een bevestigingspagina waar de tickets kunnen worden gedownload als PDF.
Ja, gasttickets zijn gewone tickets en kunnen net als reguliere tickets worden gescand bij de ingang.
Ja, je kunt de tickets van een gastuitnodiging exporteren naar Excel. Open de detailweergave van de uitnodiging en klik op Export to Excel. Het bestand bevat alle ticketinformatie inclusief scanstatus.
Nee, gasten moeten individueel worden uitgenodigd via de wizard.