Terugbetalingen
Leer hoe je terugbetalingen verwerkt voor klanten, inclusief het selecteren van specifieke tickets, het beheren van kosten en het opwaarderen van je saldo.
Overzicht
Het terugbetalingssysteem van Tixxy biedt flexibele opties om klanten terug te betalen. Je kunt:
- Specifieke tickets terugbetalen (volledig of gedeeltelijk)
- Producten die aan tickets gekoppeld zijn terugbetalen
- Een vast bedrag terugbetalen als korting of compensatie
- De verwerkingskosten door de klant laten betalen of zelf absorberen
Een terugbetaling aanmaken
Om een terugbetaling aan te maken, ga je naar de betreffende bestelling en klik je op de knop Terugbetaling aanmaken.
Stap 1: Selecteer items om terug te betalen
In het terugbetalingsscherm zie je alle tickets en producten die nog terugbetaalbaar zijn. Items die al terugbetaald zijn, worden niet meer getoond.
Je hebt verschillende opties:
- Hele tickets selecteren: Vink de tickets aan die je volledig wilt terugbetalen
- Specifieke producten selecteren: Selecteer alleen bepaalde producten bij een ticket
- Alleen een bedrag invoeren: Voor kortingen of compensaties zonder specifieke items te selecteren
Tip: Gedeeltelijke terugbetalingen
Je kunt een combinatie maken van geselecteerde tickets en een aangepast bedrag. Dit is handig als je bijvoorbeeld één ticket volledig wilt terugbetalen en daarbovenop een kleine compensatie wilt geven.
Stap 2: Verwerkingskosten bepalen
Bij elke terugbetaling worden verwerkingskosten in rekening gebracht:
| Onderdeel | Bedrag |
|---|---|
| Basisbedrag (excl. BTW) | €0,50 |
| BTW (21%) | €0,11 |
| Totaal verwerkingskosten | €0,61 |
Je kunt kiezen wie deze kosten betaalt:
- Organisatie betaalt: De klant ontvangt het volledige terugbetaalbedrag
- Klant betaalt: De verwerkingskosten worden van het terugbetaalbedrag afgetrokken
Let op: Wallet-afschrijving
De wallet-afschrijving is altijd: het bedrag dat de klant ontvangt + de verwerkingskosten. Wanneer de klant de kosten betaalt, is de totale afschrijving dus lager omdat de klant minder ontvangt.
Stap 3: Bankgegevens invoeren
Vul de bankgegevens van de klant in:
- IBAN: Het rekeningnummer van de klant
- Naam rekeninghouder: De naam zoals die bij de bank bekend is
- BIC (optioneel): De bankidentificatiecode
Als de originele bestelling via iDEAL of bankoverschrijving is betaald, worden de bankgegevens automatisch ingevuld vanuit de betalingsinformatie.
Stap 4: Reden opgeven
Voeg optioneel een reden toe voor de terugbetaling. Dit helpt bij het bijhouden van je administratie en is zichtbaar in de tijdlijn van de bestelling.
Rekenvoorbeeld
Stel je hebt een ticket van €50,00 dat terugbetaald moet worden:
Organisatie betaalt verwerkingskosten
| Onderdeel | Bedrag |
|---|---|
| Ticketprijs | €50,00 |
| Verwerkingskosten | €0,61 |
| Klant ontvangt | €50,00 |
| Afschrijving wallet | €50,61 |
Klant betaalt verwerkingskosten
| Onderdeel | Bedrag |
|---|---|
| Ticketprijs | €50,00 |
| Verwerkingskosten | -€0,61 |
| Klant ontvangt | €49,39 |
| Afschrijving wallet | €50,00 |
Terugbetalingsstatussen
Een terugbetaling doorloopt de volgende statussen:
| Status | Beschrijving |
|---|---|
| In afwachting | Terugbetaling aangemaakt, maar wacht op voldoende saldo |
| In verwerking | Saldo is afgeschreven, overboeking wordt verwerkt |
| Voltooid | Klant heeft het bedrag ontvangen |
| Mislukt | Er is een fout opgetreden bij de verwerking |
| Geannuleerd | Terugbetaling is geannuleerd voordat deze verwerkt werd |
Saldo opwaarderen voor terugbetalingen
Als je wallet-saldo onvoldoende is om terugbetalingen te verwerken, kun je de "Terugbetalingen forceren" functie gebruiken om saldo toe te voegen.
Wanneer gebruik je dit?
- Je hebt terugbetalingen in afwachting, maar onvoldoende saldo
- Je wilt direct alle openstaande terugbetalingen verwerken
Hoe werkt het?
- Ga naar Financiën > Terugbetalingen
- Klik op de knop Terugbetalingen forceren
- Selecteer welke terugbetalingen je wilt verwerken
- Het systeem berekent automatisch het benodigde bedrag
Berekening van het te betalen bedrag
Het systeem berekent wat je moet betalen op basis van:
Te betalen = Totaal terugbetalingen - Huidig saldo + Transactiekosten
De transactiekosten voor het opwaarderen zijn:
| Onderdeel | Bedrag |
|---|---|
| Basisbedrag (excl. BTW) | €0,75 |
| BTW (21%) | ~€0,16 |
| Totaal transactiekosten | ~€0,91 |
Voorbeeld
| Onderdeel | Bedrag |
|---|---|
| Totaal geselecteerde terugbetalingen | €100,00 |
| Huidig wallet-saldo | €30,00 |
| Transactiekosten | €0,91 |
| Te betalen via iDEAL | €70,91 |
Na de betaling:
- Je wallet wordt gecrediteerd met €70,00 (betaling minus transactiekosten)
- Nieuw saldo: €30,00 + €70,00 = €100,00
- Alle geselecteerde terugbetalingen worden automatisch verwerkt
Automatische verwerking
Zodra je betaling is ontvangen, worden alle geselecteerde terugbetalingen automatisch op "In verwerking" gezet. Je hoeft verder niets te doen.
Terugbetalingen bekijken
Alle terugbetalingen vind je onder Financiën > Terugbetalingen. Hier kun je:
- Filteren op status (In afwachting, In verwerking, Voltooid, etc.)
- Filteren op evenement
- De details van een specifieke terugbetaling bekijken
- De bijbehorende bestelling openen
Bij elke terugbetaling zie je:
- Terugbetalingsnummer (bijv. REF-ABCD123)
- Klantgegevens en bankgegevens
- Bedrag en kostenspecificatie
- Status en tijdlijn
Veelgestelde vragen
Ja, zolang de status nog "In afwachting" is, kun je de terugbetaling annuleren. Zodra de status "In verwerking" is, kan deze niet meer geannuleerd worden.
Het ticket krijgt de status "Terugbetaald" en is niet meer geldig voor check-in. De klant kan dit ticket niet meer gebruiken.
Nee, een ticket kan maar één keer terugbetaald worden. Items die al terugbetaald zijn, verschijnen niet meer in het terugbetalingsscherm.
Na het verwerken van de terugbetaling duurt het meestal 1-3 werkdagen voordat het bedrag op de rekening van de klant staat. Dit hangt af van de verwerkingstijd van de banken.
Ja, zodra de terugbetaling is voltooid, ontvangt de klant automatisch een e-mailbevestiging met de details van de terugbetaling.