Personalisatie via Excel

Werk personalisatiegegevens in bulk bij door ze naar Excel te exporteren, daar aan te passen, en het bestand weer te importeren.

Beta-feature — opt-in

Personalisatie via Excel is een beta-feature die per organisatie aan moet worden gezet. Zie je de download- en uploadknoppen niet in het detailvenster? Vraag toegang aan via de knop Aanvragen op de Personalisatie Excel-kaart, of neem contact met support op.

Overzicht

Voor sommige events is het sneller om alle deelnemergegevens in één Excel-bestand te zetten dan om elk ticket apart te openen. Dat geldt bijvoorbeeld voor:

  • Een grote groep waarvan de inkoper alle namen al in een eigen lijst heeft staan
  • Een organisatie die naam-, dieet- of taalgegevens centraal wil aanleveren
  • Het corrigeren van een fout in meerdere tickets tegelijk

Met de Personalisatie Excel-kaart kun je alle personalisatievelden van een bestelling of gastenlijst in één keer downloaden, ze invullen of bijwerken, en het bestand weer uploaden. Tixxy verwerkt dan alle wijzigingen in één klap.

Wanneer verschijnt de kaart?

De kaart Personalisatie Excel verschijnt in het detailvenster van een bestelling of gastenlijst als aan deze drie voorwaarden is voldaan:

  1. Het event heeft late personalisatie aangezet
  2. Het event heeft minimaal één personalisatie-formulierveld op ticketniveau
  3. De feature is opt-in geactiveerd voor je organisatie (zie de callout hierboven)

Zie je de kaart niet? Controleer dan eerst of de eerste twee voorwaarden kloppen via Formulier en Evenement instellingen op je event.

Exporteren naar Excel

Klik op de knop Download op de Personalisatie Excel-kaart. Je krijgt een .xlsx-bestand met:

InhoudBeschrijving
Eén regel per ticketGeordend op ticketnummer, ook tickets die nog niet gepersonaliseerd zijn
Kolom TicketnummerNiet bewerkbaar — wordt gebruikt om bij het importeren regels aan tickets te koppelen
Kolom TickettypeAlleen ter informatie, niet bewerkbaar
Eén kolom per personalisatieveldMet daarboven een ticket-identifier en de naam van het veld zoals jij die hebt geconfigureerd
Tweede tabblad — InstructiesPer veld een toelichting met type, verplichting en toegestane waardes
Drop-down keuzesVoor selectie- en land-velden zit er direct een keuzelijst in de Excel-cel
Datum-validatieDatumvelden accepteren een datumformaat

De bovenste regel is bevroren zodat je tijdens het scrollen altijd de kolomtitels in beeld hebt.

Bestandsnaam

BronBestandsnaam
Bestellingorder-{ordernummer}-personalisation.xlsx
Gastenlijstguestlist-{uitnodigingscode}-personalisation.xlsx

Excel invullen of bijwerken

Open het bestand in Excel of een vergelijkbaar programma (Numbers, Google Sheets) en bewerk alleen de personalisatievelden.

Wat je niet mag wijzigen

Laat de kolommen Ticketnummer en Tickettype ongemoeid. Daarnaast mag je geen regels toevoegen, verwijderen of herschikken — Tixxy gebruikt het ticketnummer per regel om je wijzigingen aan het juiste ticket te koppelen.

Lege cellen blijven leeg

Een lege cel betekent geen wijziging. Wil je een eerder ingevulde waarde wissen, doe dat dan via het ticketdetail in Tixxy zelf — niet via de Excel-import.

Selectievelden en datums

  • Selectie- en landvelden: kies een waarde uit de dropdown in de cel. Vrije tekst die niet in de lijst staat wordt afgewezen.
  • Datums: vul een datum in een herkenbaar formaat in (bijvoorbeeld 15-06-2026, 2026-06-15, of 15/06/2026).
  • Tekstvelden: vul vrije tekst in tot de toegestane lengte.

Importeren in Tixxy

Klik op de knop Upload op de Personalisatie Excel-kaart. Je doorloopt een korte wizard:

  1. Bestand uploaden — sleep het bestand naar het uploadveld of selecteer het via de bestandsbrowser. Geaccepteerde formaten: .xlsx, .xls, .csv.
  2. Bevestigen — vink aan dat je begrijpt dat de waarden in het bestand de bestaande personalisatie overschrijven.
  3. Uploaden en importeren — Tixxy verwerkt het bestand.

Hoe wordt elke regel gekoppeld?

Tixxy zoekt per regel het bijbehorende ticket op via de kolom Ticketnummer. Een regel zonder ticketnummer wordt overgeslagen. Een regel met een ticketnummer dat niet bij deze bestelling of gastenlijst hoort wordt eveneens overgeslagen — Tixxy waarschuwt dan dat je waarschijnlijk het verkeerde bestand hebt geüpload.

Gedeeltelijke imports

  • Regels met fouten (bijvoorbeeld een datum in een verkeerd formaat of een waarde die niet in de keuzelijst staat) worden overgeslagen, de rest wordt wel geïmporteerd.
  • Je krijgt na afloop een melding met het aantal geïmporteerde en het aantal afgewezen regels.

Grote bestanden

Bevat je bestand 100 regels of meer, dan verwerkt Tixxy het op de achtergrond. Je ziet direct de melding Import in de wachtrij geplaatst en krijgt na afloop een notificatie zodra alle regels verwerkt zijn. Kleinere bestanden (minder dan 100 regels) worden direct verwerkt en je ziet de uitkomst op het scherm.

Verplichte velden en validatie

SituatieWat gebeurt er?
Een verplicht veld is leeg in de ExcelDe cel wordt overgeslagen — bestaande waarde blijft staan, geen foutmelding
Een waarde valt buiten de toegestane keuzelijstDe cel wordt afgewezen, de regel wordt overgeslagen, andere cellen niet
Een datum staat in een onbekend formaatDe cel wordt afgewezen, de regel wordt overgeslagen
Een ticketnummer komt niet voor in deze bestelling/gastenlijstDe regel wordt afgewezen met de melding buiten bereik
Het bestand bevat alleen regels die buiten bereik vallenJe krijgt een waarschuwing dat je waarschijnlijk het verkeerde bestand hebt geüpload

Veelgestelde vragen

Nee. Personalisatie Excel werkt alleen op tickets die al bestaan in de bestelling of gastenlijst. Voor het aanmaken van extra tickets gebruik je Bestellingen importeren; voor het verwijderen van tickets gebruik je de standaard cancel- of refund-acties.

Nee. Elk Excel-bestand hoort bij één specifieke bestelling of één specifieke gastenlijst — Tixxy controleert dat aan de hand van de ticketnummers. Heb je meerdere bestellingen, exporteer dan per bestelling een eigen bestand.

Een ingevulde cel in de Excel overschrijft de bestaande waarde. Een lege cel verandert niets. Zo kun je een gedeeltelijk bestand uploaden zonder bang te zijn dat eerder ingevulde gegevens verdwijnen.

Ja, alle tickets die nog aan de bestelling of gastenlijst gekoppeld zijn verschijnen in de export. Heb je geen wijzigingen op een ticket nodig, laat de cellen van die regel dan gewoon leeg.

Nee, de Excel-import verstuurt geen mail naar de bezoeker. Wil je de bezoeker actief informeren of zelf laten invullen, gebruik dan de Personalisatie-uitnodiging uit de mailtemplates van je event.

Tixxy geeft die melding wanneer geen enkel ticketnummer in het bestand bij de huidige bestelling of gastenlijst hoort. Meestal is dat omdat je per ongeluk de export van een andere bestelling hebt geüpload. Controleer in welk detailvenster je de Download hebt gedraaid en gebruik dat bestand.

Bestanden vanaf 100 regels worden in de wachtrij gezet. De doorlooptijd hangt af van de grootte en de drukte op het platform — meestal binnen enkele minuten. Je krijgt automatisch een notificatie zodra alles verwerkt is.

Gerelateerd