Scanmomenten

Scan een ticket vaker per eventdag, bijvoorbeeld bij de start en bij de finish van een wedstrijd of tocht. Zonder scanmomenten wordt een ticket één keer gescand.

Wanneer gebruik je dit?

Gebruik scanmomenten wanneer je per deelnemer wilt vastleggen dat hij op meerdere punten langs is gekomen. Voorbeelden:

Scanmomenten stel je per tickettype in. Tickettypes zonder scanmomenten worden zoals altijd één keer gescand. Zo kunnen deelnemers start en finish scannen, terwijl bezoekerstickets één keer gescand worden.

Scanmomenten aanmaken

Ga naar Evenement > Instellingen > Scanner. In het blok Scanmomenten:

1. Klik op Scanmoment toevoegen. Elk scanmoment wordt een kolom
2. Geef het moment een naam, bijvoorbeeld "Start"
3. Vink per tickettype (de rijen) aan of het bij dit moment gescand wordt. De tickettypes staan per ticketgroep, net als in de winkel. Met Alle of Geen boven de kolom zet je alle tickettypes in één keer aan of uit, en met Alle of Geen in een groepsrij alleen die groep
4. Herhaal dit voor de andere momenten, bijvoorbeeld "Finish"
5. Zet de momenten met de pijltjes boven elke kolom in de volgorde waarin ze gescand worden
6. Klik op Opslaan

Boven elke kolom zie je hoeveel scan credentials aan dat moment gekoppeld zijn. Beweeg erover om de namen te zien. Zo controleer je snel of elk moment een eigen scanner heeft.

Een scanmoment dat al scans heeft, kun je niet meer verwijderen. Zo raak je geen scangegevens kwijt.

Welk moment wordt geregistreerd?

Er zijn twee manieren om te bepalen welk scanmoment een scan registreert.

Een credential per scanmoment (aanbevolen)

Koppel een scan credential aan een scanmoment. Bij Tools > Toegangsbeheer kies je bij de credential een Scanmoment. Die credential registreert dan altijd dat moment.

Maak bijvoorbeeld een credential "Start" en een credential "Finish" aan, en log op de scanners bij de start en bij de finish in met de juiste credential.

Een scanner die aan een scanmoment gekoppeld is, accepteert alleen tickettypes die bij dat moment horen. Andere tickettypes met scanmomenten geven een foutmelding. Tickettypes zonder scanmomenten worden gewoon één keer gescand.

Automatisch het volgende moment

Een credential zonder scanmoment registreert het eerstvolgende open moment van de dag, in de volgorde die je hebt ingesteld. De eerste scan telt dus als "Start", de volgende als "Finish".

Wordt een ticket binnen de scan gap opnieuw gescand, dan telt dat als een dubbele scan en wordt de scan geweigerd. Het telt dus niet als het volgende moment. Zo voorkomt een per ongeluk dubbele scan bij de start dat de finish al wordt gebruikt.

De scan gap stel je per credential in bij Tools > Toegangsbeheer, zolang de credential geen vast scanmoment heeft. Standaard is dat 5 minuten. Vul 0 in om de scan gap uit te zetten.

Meerdaagse evenementen

Scanmomenten gelden per eventdag. Een deelnemer met een meerdaags ticket kan dus elke dag opnieuw bij de start en bij de finish gescand worden. Wel blijft gelden dat een ticket alleen gescand kan worden op de dagen waarvoor het geldig is.

Voortgang op het dashboard

Op het dashboard van je evenement staat het blok Scanmomenten, onder de check-in voortgang. Het verschijnt zodra je evenement scanmomenten heeft.

• Kies bovenaan de eventdag. Het blok opent op vandaag, of op de laatste dag met scans
• Per scanmoment zie je hoeveel tickets er gescand zijn van het aantal dat je die dag verwacht, met een voortgangsbalk
• Nog onderweg telt de deelnemers die bij het eerste moment gescand zijn, maar nog niet bij het laatste. Bij start en finish zijn dat de deelnemers die nog niet binnen zijn

Verwacht zijn de geldige tickets van tickettypes die bij het scanmoment horen en die op die dag geldig zijn. Een dagticket voor donderdag telt dus alleen op donderdag mee. Testtickets tellen niet mee.

Klik op een aantal om direct de bijbehorende tickets te zien: wie er gescand is, wie er nog niet gescand is en wie er nog onderweg is.

Filteren in het ticketoverzicht

In Bestellingen > Tickets filter je op scanmomenten met Filter op scanmoment.... Per moment kies je:

Kies je meerdere filters, dan moeten ze allemaal kloppen. Gescand bij Start samen met Niet gescand bij Finish geeft dus precies wie er nog onderweg is.

Zodra je op een scanmoment filtert, verschijnt het veld Scandag. Standaard is dat vandaag. Het gewone datumfilter kijkt naar de aanmaakdatum van het ticket, niet naar de scandag.

In de kolom Status zie je per ticket bij welke scanmomenten het op de scandag gescand is, met het tijdstip als je eroverheen beweegt.

Scans terugzien

Open een ticket via Bestellingen > Tickets. Bij de scaninformatie zie je onder Scanmomenten per moment wanneer en met welke credential het ticket is gescand.

De scanstatus van het ticket ("Gescand") en het tijdstip Gescand op blijven de eerste scan van het ticket. Check-in statistieken tellen daardoor elke deelnemer één keer.

Met Flush Scan Information op het ticket worden ook alle scanmomenten van dat ticket gewist.

Veelgestelde vragen