Zakelijke bestellingen op factuur

Verkoop tickets aan bedrijven en teams op factuur, zonder de Tixxy-checkout te verlaten.

Overzicht

Voor events waar bedrijven tickets kopen — een bedrijfsuitje, een teamticket voor een clinic of een zakelijk evenement — wil je niet dat je klanten per iDEAL | Wero afrekenen. Ze willen een factuur, gekoppeld aan hun inkoopproces, met een btw-nummer en een duidelijke referentie.

Met zakelijke bestellingen kun je dat aanbieden zonder de Tixxy-checkout te verlaten. Je klant doorloopt dezelfde flow als een gewone boeker, slaat de online betaling over, en jij factureert ze zelf. Tickets blijven vergrendeld tot je de factuur als betaald markeert.

Wanneer gebruik je dit?

• Je verkoopt een clinic, opleiding of teamdag aan bedrijven die per factuur willen betalen
• Je hebt losse zakelijke tickets waar de inkoper niet elke keer iDEAL | Wero wil openen
• Je wil debiteurenbeheer en debiteurenincasso zelf houden, niet uitbesteden aan een PSP

Voor B2C-events met reguliere bezoekers is deze feature niet nodig — blijf daar bij de standaard online betaling.

Twee scenario's

Er zijn twee soorten zakelijke tickets, afhankelijk van de groepsgrootte van je tickettype:

Beide scenario's volgen dezelfde factuurworkflow. Het verschil zit alleen in wie de deelnemergegevens invult.

Tickettype als zakelijk markeren

1. Open je event in het admin panel en ga naar Ticket types
2. Klik op Nieuw ticket type of bewerk een bestaand type
3. Schakel Zakelijk team (betalen per factuur) aan
4. Bij de eerste keer op een event krijg je een bevestigingsscherm dat de implicaties uitlegt — lees die goed en bevestig
5. Sla op

Wat gebeurt er achter de schermen?

Zodra je het eerste zakelijke tickettype op een event opslaat, gebeurt er automatisch:

• De bedrijfs- en factuurvelden worden aangekoppeld aan het event. Dit zijn onder andere bedrijfsnaam, bedrijfsadres, postcode, plaats, land, contactpersoon, e-mail, telefoon, factuurreferentie, KvK-nummer en btw-nummer. Je kunt deze vrij aanpassen in de sectie Formulier van je event — herordenen, verplicht maken, optioneel maken, of weggooien.
• De mailtemplates Zakelijke bestelling ontvangen en Teamcaptain uitnodiging worden actief en verschijnen in de sectie Mail templates van je event. Je kunt ze per event aanpassen, net als de andere templates.
• Op het orderoverzicht verschijnen nieuwe filters (gefactureerd / niet gefactureerd / betaald / niet betaald) en de bulkacties voor zakelijke bestellingen.

Hoe ziet de klant de checkout?

De zakelijke flow heeft drie extra secties op de informatiepagina:

1. Bedrijfsgegevens — één blok met alle company-velden (naam, adres, btw, enz.)
2. Bedrijfsteams — alleen bij groepstickets: per team een rij met teamnaam, contactnaam en contact-e-mail. Teams worden genummerd over alle regels van hetzelfde tickettype heen (drie losse cart items van hetzelfde type geven dus Team 1, Team 2 en Team 3)
3. Deelnemergegevens — bij losse tickets volgt de inkoper hier de normale personalisatie-flow. Bij groepstickets wordt deze sectie overgeslagen.

Op de betaalpagina ziet de inkoper niet de gebruikelijke betaalmethodes. In plaats daarvan verschijnt één knop: Bestelling plaatsen. Er wordt geen PSP aangeroepen, er worden geen betaalgegevens opgeslagen. De bestelling wordt direct als te factureren geplaatst.

Statussen en de levenscyclus van een zakelijke order

Een zakelijke order kent drie extra staten naast de gewone orderstatus:

Je schuift een bestelling handmatig door deze staten heen met de knoppen Markeer als gefactureerd en Markeer als betaald in het orderdetail, of via de bulkacties op het overzicht.

Het orderoverzicht

De order-overzichtpagina heeft voor zakelijke events twee uitbreidingen.

Filters

Wanneer je team ten minste één zakelijk tickettype heeft, verschijnen deze filterpillen bovenaan de lijst:

• Gefactureerd — orders waarvoor je een factuur hebt verstuurd
• Niet gefactureerd — orders waarvoor nog geen factuur is verstuurd
• Betaald — orders waarvan de factuur is voldaan
• Niet betaald — orders waarvan de factuur nog openstaat

Je kunt meerdere filters combineren: niet gefactureerd + niet betaald geeft je de verse zakelijke orders die je nog moet factureren.

Bulkacties

Selecteer een aantal orders en gebruik:

• Markeer als gefactureerd — zet de factuurdatum op alle geselecteerde zakelijke orders. Niet-zakelijke orders en al gefactureerde orders worden overgeslagen.
• Markeer als betaald — registreert de betaaldatum en geeft tickets vrij. Activeert de bevestigingsmail met downloadlink voor de klant.
• Exporteer voor facturering — download een Excel-bestand met één regel per orderitem, gegroepeerd per bestelling (blanco rij tussen orders). Optie om de orders direct als gefactureerd te markeren zodra de export klaar is.

Het orderdetail

Open je een zakelijke bestelling, dan zie je bovenaan de rechter kolom een extra kaart Zakelijke acties. Die toont:

• Markeer als gefactureerd (of toont de datum als het al gebeurd is)
• Markeer als betaald (of toont de datum als het al gebeurd is)

Beide knoppen gaan door een bevestigingsdialoog zodat je niet per ongeluk de verkeerde bestelling vrijgeeft.

Onderin het orderdetail vind je de normale ticketacties (refund, opnieuw versturen, annuleren, enz.) zoals bij elke andere order.

De teamcaptain-flow

Bij een zakelijk groepsticket krijgt iedere teamcontact na het plaatsen van de bestelling automatisch een e-mail: Teamcaptain uitnodiging. De mail bevat:

• De naam van het team
• Het event waar het om gaat
• Een persoonlijke link (met een unieke token van 64 karakters) naar de personalisatiepagina van dat specifieke team

Op die personalisatiepagina vult de captain voor elk ticket van zijn team de gegevens in die je als event manager hebt geconfigureerd. De captain heeft géén zicht op andere teams of op de financiële details.

Wat de inkoper ziet

Op de bevestigingspagina van de bestelling (en in zijn mailbox) krijgt de inkoper een overzicht van alle teams met per team:

• De naam
• De contactpersoon + e-mail
• Een voortgangsbalk voor de personalisatie
• Een knop om de teamlink opnieuw te openen (bijvoorbeeld om hem door te sturen als de captain de mail kwijt is)

Zo ziet de inkoper in één oogopslag welke teams nog gegevens missen — geen losse tickets meer, alleen de teams.

Wat pas je aan per event?

Alle velden die door deze feature worden aangezet zijn gewoon onderdeel van je event. Je kunt daarom:

• Company-velden aanpassen of weghalen — Ga naar Formulier → Company en herorden, hernoem, verplicht stel of verwijder elk veld. De eerste keer dat je een zakelijk tickettype aanzet op een event worden de defaults geplaatst; daarna blijven jouw wijzigingen staan, ook als je later meer zakelijke tickets toevoegt.
• Mailtemplates herschrijven — Ga naar Mail templates op je event en kies Zakelijke bestelling ontvangen of Teamcaptain uitnodiging. Dezelfde editor als bij de andere templates, met variabelen zoals {{ event.name }}, {{ order.number }}, {{ businessTeam.name }}, {{ fillInUrl }} en {{ confirmationUrl }}.

Veelgestelde vragen

Gerelateerd

• Tickettypes aanmaken — over groepsgrootte en hoe groepstickets werken in niet-zakelijke context
• E-mail templates — de editor voor alle customer mails
• Formuliervelden — hoe je checkout-velden aanpast
• Bestellingen beheren — het orderoverzicht en bulkacties